ERP системээ сонгох 10 алхам

ERP систем гэж юу вэ?

Байгууллагын нөөц төлөвлөлт (ERP) програм хангамж нь санхүү, хүний нөөц, борлуулалт, үйлдвэрлэл гэх мэт бизнесийн үйл ажиллагааг удирдахад зориулагдсан програм хангамжийн иж бүрдэл юм.

 

ERP системүүд нь байгууллагын хэмжээ, салбар гэх мэт нөхцлүүдээс хамаарч ялгаатай зориулалттай байдаг. Зарим системүүд бүх төрлийн байгууллагад тохируулан ашиглах боломжтой ч байдаг. Жишээ нь жижиг бизнесүүдэд томоохон корпорациудад зориулсан хувилбарыг ашиглах шаардлага байхгүй. Тэд өөрсдийн ашиглах модиулуудыг сонгон авч хэрэгцээндээ тохируулан ашиглах боломжтой.

Амжилттай нэвтрүүлж чадсан тохиолдолд ERP систем нь бизнесийн дотоод процессийг автоматжуулах, шийдвэр гаргалтанд туслах чухал мэдээллийн сан, дата бий болгож, байгууллагын үр ашигтай ажиллагааг сайжруулж өгдөг.

 

ERP системийг хэрхэн сонгох вэ?

ERP системийг нэвтрүүлснээр байгууллагын бүтээмжийг сайжруулж бас нурааж ч чадах тул анхнаасаа болгоомжтой, хариуцлагатай, судалгаатайгаар сонгож, төлөвлөж хийх ёстой чухал төсөл юм. ERP сонгох процесс нь танай байгууллагын стратеги зорилттой нийцэж байх ёстой, өндөр туршлага шаардагдсан үйл ажиллагаа юм.

ERP сонгох процесс нь бүх байгууллагуудын хувьд маш их судалгаа, тестчлэлийн ажлыг шаарддаг. Тийм учраас судлах, сонгох ажилдаа багагүй хугацааг зарцуулна гэдгээ урьдчилан тооцоорой. Учир нь нэгэнт сонгоод нэвтрүүлсэн ERP системийг танай байгууллага дундажаар 10 жил ашигладаг. Ийм учраас ERP системийг сонгоход тань туслах 12 алхмыг зөвлөж байна.

 

ERP системээ сонгох 10 алхам

  1. Яагаад ERP систем шаардлагатай болсноо тодорхойлох

Танай байгууллага хурдтай өсч яваа компани эсвэл шинээр эхлэж буй бизнес үү? Танд үнэхээр ERP систем нэвтрүүлж, багагүй хөрөнгө оруулалт хийх шаардлага бий юу? Тийм ээ, хэрэв өрсөлдөөнд хүчтэй байж, хурдтай өсөлтийг бий болгоё гэвэл зайлшгүй ERP системийг нэвтрүүлэх хэрэгтэй.

  1. IT стратегиа тодорхойлох

Танай одоогийн Мэдээллийн технологийн дэд бүтцийн асуудалтай хэсэг нь юу вэ? Богино дунд хугацааны төлөвлөгөө, үүнд ERP системтэй холбоотой ямар ажлууд төлөвлөгдөж байна вэ? Томоохон байгууллагуудын хувьд ERP системээ өөрийн дэд бүтэц дээр байршуулах сонголтыг хийдэг. Тэр тохиолдолд дэд бүтцийн чадавхи, хүний нөөцийн чадавх, нэмэлт хөрөнгө оруулалт гэх мэт зүйлүүдийг урьдчилан тодорхойлох шаардлагатай.

  1. ERP сонгох багийг байгуул

Яагаад баг томилох хэрэгтэй вэ гэж үү? ERP системийг зөвхөн нэг хүн хэрэглэнэ гэж байдаггүй. Байгууллагын алба хэлтэс бүр хэрэглэдэг. Тийм учраас алба хэлтэс бүрийн хэрэгцээг тодорхойлж, систем сонгох явцад төлөөлөн програм хангамжийн шаардлаганд саналаа оруулж чадах ажилтнуудаар багийг бүрдүүлэх хэрэгтэй. Харин системээ сонгосны дараа тэдний аль нэг нь ERP нэвтрүүлэх төслийн багийн ахлагчаар ажиллах нь оновчтой байдаг.

  1. Бизнесийнхээ хэрэгцээ ба шаардлагыг тодорхойл

Бизнесийн хэрэгцээг тодорхойлох воркшоп зохион байгуулах нь бизнесийн процессийн удирдлагын хувьд чухал хэсэг байдаг. Энэ воркшоп дээр оролцогч бүр өөрийн алба хэлтсийг төлөөлөн бизнесийн хэрэгцээгээ тодорхойлдог. Хэрэгцээг тодорхойлохдоо маш чухал, чухал бишээр нь ангилан тодорхойлох нь ERP сонголтыг хялбар болгодог. Хэрэгцээ шаардлагыг дараах 3 бүлэгт хуваахыг зөвлөж байна :

  • Нэн чухал : энэ хэсэгт орж байгаа шаардлагууд нь байгууллагын үндсэн үйл ажиллагаанд чухал шаардлагатай тул хэлэлцээрийн явцад хасах боломжгүй гэж үзнэ.
  • Үнэ цэнэ нэмэгдүүлэх : энэ бүлэгт орж байгаа шаардлагууд нь чухал хэдий ч үндсэн үйл ажиллагаанд шууд нөлөөлөхгүй. Ихэвчлэн гар ажиллагааг автоматжуулж, Excel дээр хөтөлдөг дата мэдээллийг системд бүртгэх гэх мэт үйл ажиллагаанд үнэ цэнэ нэмэгдүүлэх шаардлагууд байдаг.
  • Байвал зүгээр : Зайлшгүй шаардлагатай биш ч гэлээ хэрэглэгчид таатай байх шаардлагууд орно.
  1. Бизнес процессоо сайжруул

ERP системийг сонгох судалгаа, хэрэгцээ тодорхойлох уулзалтын дараа байгууллага өөрийн сул талуудаа тодорхойлж, сайжруулах боломжуудаа олж хардаг. Өөрөөр хэлбэл бизнес процессоо шинэчлэхэд бэлэн болсон байдаг.

ERP систем нэвтрүүлэхийн өмнө процессийн шинэчлэлтээ хийж, үйл ажиллагаагаа сайжруулсан байх нь нэвтрүүлэлтийн төслийг илүү үр дүнтэй болгодог.

  1. Дата удирдлагын стратегиа тодорхойл

ERP системийн байгууллагад авчирдаг гол үнэ цэнийн нэг нь чанартай дата юм. Танай байгууллагын дата маш олон төрлийн систем дээр, олон төрлийн форматаар хадгалагдаж байгаа бол та яг одоо түүнийгээ цэгцлэх, датагаа удирдах стратегиа боловсруулах нь чухал.

  1. ERP системийн урт жагсаалт боловсруул

Боломжит ERP системийн жагсаалтыг гаргахдаа урьдчилсан нөхцлүүдээ гаргаарай, үүнд үнэ, байгууллагын үнэ цэнэ, салбарын онцлог гэх мэт. Хамгийн чухал нөхцөл нь танай байгууллагын шаардлагад нийцсэн байх ёстой.

ERP сонгох түгээмэл ашиглагддаг шаардлагууд :

  • Салбарын туршлага
  • Нийлүүлэгчийн нэр хүнд
  • Үнэ
  • Өргөтгөх боломж
  • Нийлүүлэгчийн найдвартай байдал

 

  1. ERP системийн богино жагсаалт үүсгэ

Урт жагсаалтаас танай байгууллагын шаардлагыг биелүүлж чадах богино жагсаалтыг үүсгээрэй. ERP нийлүүлэгчидтэй холбогдож, мэдээлэл авахаас гадна RFI үүсгэж өөрийн байгууллагын үндсэн шаардлагуудын дагуу мэдээлэл бэлдэн явуулахыг хүсээрэй.

  1. ERP системийн демо үзүүлэх уулзалтуудыг зохион байгуул

Хэдийгээр нийлүүлэгч бүр танай байгууллагын шаардлагыг хангаж чадна гэж амлаж байгаа хэдий ч түүнийг бодит демо хэлбэрээр үзэх нь дараагийн чухал алхам. Демо уулзалт бүрийн дараа ERP сонгох багаас тухайн програм хангамжийн нийцлийг дүгнэх хэрэгтэй.  Богино жагсаалтанд орсон систем бүрийн хувьд танай байгууллагын бизнес шаардлагад нийцсэн байдлыг харьцуулсан тайлан гаргадаг.

  1. ERP нийлүүлэгчтэй хэлэлцээр хий

ERP нийлүүлэгч бол програм хангамжийн бүтээгдэхүүнээ борлуулах зорилготой. Харин танай байгууллагын хувьд програм хангамжийг худалдан авахаас гадна тухайн системийг нэвтрүүлэх хугацаа болон төсөвөө тодорхойлох нь чухал. Энэ тохиолдолд нийлүүлэгчээс хараат бус бие даасан ERP зөвлөх үйлчилгээг сонгох нь үр дүнтэй. Эдгээр ERP зөвлөх компаниуд нь байгууллагад ERP систем нэвтрүүлэх явцад гарах бизнес процессийн зөрүүг тодорхойлох, түүнд тохирох шийдлийг санал болгох, нэвтрүүлэлтийн төсөлд шаардлагатай нөөцүүдийг тодорхойлох, нэвтрүүлэх төслийг удирдан зохион байгуулах, ажилтнуудыг сургаж дадлагажуулах үүрэгтэй байдаг.