ERP системийг үйл ажиллагаандаа нэвтрүүлэх нь байгууллагад бодит болон бодит бус хоёр төрлийн ашиг тусыг авчирдаг.
Бодит ашиг тус гэдэгт бараа материалын үлдэгдэл буурах, ажилтны бүтээмж нэмэгдэх, үйл ажиллагааны өртөг буурах гэх мэт үзүүлэлтүүд ордог бол Бодит бус үр ашигт байгууллагын үйл ажиллагааны гүйцэтгэлийн бодит датаг харах, бизнес процессийн автоматжуулалт, сайжруулалт, дотоод мэдээлэл солилцоо сайжрах гэх мэт ордог. Хэдийгээр ийм чухал ач холбогдолтой төсөл хэдий ч тухайн төслийнхөө гүйцэтгэлийг бид хэмжиж чаддаггүй. Үнэхээр ERP системийг нэвтрүүлснээрээ эдгээр үр ашиг бидэнд гарч ирсэн үү, манай систем нэвтрүүлэх төслийн ажил амжилттай болсон уу, хүлээж байсан үр дүнгээ хүртэж чадаж байна уу гэдэг асуулт бидэнд бий болдог.
ERP системийг нэвтрүүлэх төслийн амжилтанд нөлөөлөх хүчин зүйлсийг тодорхойлох олон судалгаанууд хийгдсэн байдаг. Професср Jaideep Motwani, Ram Subramanian болон Pradeep Gopalakrishna нар амжилттай төсөлд нөлөөлсөн хүчин зүйлсийг олохоор амжилттай амжилтгүй олон төслийн гүйцэтгэлүүдийг харьцуулах аргачлалаар нэгэн судалгаа хийсэн байдаг.
Бизнесийн үйл ажиллагаа олон тодорхойгүй нөхцлүүдээс хамаардагтай адилаар ERP нэвтрүүлэх төсөл ч мөн адил маш олон тооны асуудлуудаас хамаарч байдаг. Шинэ систем нэвтрүүлэх нь маш нарийн түвэгтэй процесс байдаг ба түүний амжилтанд нөлөөлөх хүчин зүйлийг судлахын тулд үйл ажиллагааны үр ашгийг нэмэгдүүлэх боломжтой бүх хүчин зүйлсийг судлах шаардлагатай.
Тийм учраас ERP нэвтрүүлэх төслийн гүйцэтгэлийг үнэлэх системчлэгдсэн холимог гүйцэтгэлийн үнэлгээний систем ашиглан тухай бүрт нь шийдвэр гаргаад явах нь тохиромжтой. Хамгийн түгээмэл ашиглагддаг тохиромжтой шийдэл нь Balanced Scorecard болон KPI хэрэгслүүдийг гэж үздэг.
Balanced Scorecard нь тоон болон чанарын үзүүлэлтүүдээр шийдвэр гаргалтанд туслана.
Kaplan болон Norton-ийн зохиосон Balanced Scorecard нь бизнесийн стратегийг хэмжих боломжтой үзүүлэлтүүдэд хөрвүүлдэг. Эдгээр үзүүлэлтүүд нь байгууллагын стратеги зорилтуудын гүйцэтгэлийг хэмжих гүйцэтгэлийн үнэлгээний түлхүүр үзүүлэлтүүд буюу KPI үзүүлэлтүүд байдаг.
Balanced Scorecard-д суурилсан ERP төслийн гүйцэтгэлийн үнэлгээний систем нь 4 хэмжээс :
Санхүү : ERP системийн гол зорилго нь зардлыг бууруулах, хөрөнгө оруулалтын өгөөжийг нэмэгдүүлэх
Харилцагч : ERP нэвтрүүлэх зорилгуудын нэг нь харилцагчийн хэрэгцээнд илүү тохирох, харилцагчийн сэтгэл ханамжийг нэмэгдүүлэх
Инноваци ба сургалт хөгжил : Ажилтнуудыг систем ашиглахад сургах
Бизнесийн дотоод процесс : систем нэвтрүүлэх явцад гардаг чухал асуудлуудын нэг бол ERP системийн процессуудыг бизнесийн бодит процесстой нийцүүлэх ажил байдаг. Тийм учраас бизнесийн процессийг сайжруулж, үр ашигтай байдлыг нэмэгдүүлэх нь ERP-ийн хамгийн чухал үүргийн нэг юм.
Хэмжихгүй бол удирдахгүй. Төслийн явцад удирдах ажилнууд ямар үзүүлэлтээр төслийн үр дүнг хэмжихээ мэдэж байх хэрэгтэй.
