KPI-ийн тайланг хэрхэн сайжруулах вэ

Тайлан гаргах нь Гүйцэтгэлийн удирдлагын процесст хамгийн чухал үе шат байдаг ба ихэнх менежерүүд гүйцэтгэлийн процессийн төгсгөлд ихэвчлэн энэ үе шат дээр асуудалтай тулгардаг. Гүйцэтгэлийн тоон үзүүлэлт бүхий тайлан гарсан хэдий ч тэр дангаараа үр дүнг сайжруулна гэсэн үг биш. Энэхүү тоон үзүүлэлт бүхий тайлан дээр дүн шинжилгээ хийж, оновчтой шийдвэр гаргалт хийх нь бидний бизнесийн гүйцэтгэлийг сайжруулах үндэс юм.

Тайлан гаргахад түгээмэл гардаг асуудлуудын нэг бол хэт их мэдээлэл цуглуулах, аль нь хамгийн чухал болохыг тодорхойлж, аль мэдээлэл дээрээ төвлөрөх үү гэдэг асуулт гарч ирдэг. Эсвэл цаг хугацаа бага байснаас шалтгаалж тоон мэдээлэл хангалтгүй байх, чанаргүй байх асуудлууд гардаг.

Энэ мэт олон асуудлуудаас урьдчилан сэргийлэх, KPI тайлагналтыг сайжруулах, түүнийг дагаад шийдвэр гаргалтын процессийг сайжруулах дараах 10 зөвлөгөөг хүргэж байна.

  1. KPI дата хариуцагч ажилтнуудын үүрэг хариуцлага, дата бэлдэх хугацаа, процессийг тодорхой гаргаж өгөх, дата цуглуулах санамж имэйл илгээх нь дата цаг хугацаандаа цуглуулахад тусладаг
  2. Дата мэдээллийн чанарыг шалгахын тулд анхан шатны датаг хамт авч тайлан боловсруулахын өмнө дүн шинжилгээ хийж үзэх, дата аудитыг тогтмол хийх нь алдаа гарах магадлалыг бууруулдаг
  3. Гүйцэтгэлийн дүнг байнга дүгнэж, тайлбар бичих, дата хариуцагч ажилтнууд гүйцэтгэлийн үзүүлэлтийн өндөр эсвэл бага гарсан үед мөн учир шалтгаан дээр дүгнэлтээ гаргаж явуулбал үр дүнтэй
  4. Тоон мэдээллийг хүснэгт болон график хэлбэрээр харуулах
  5. Гүйцэтгэлийн үзүүлэлтийн тайланг Гүйцэтгэлийн дүгнэх уулзалтаас дор хаяж 3 хоногийн өмнө бүх оролцогч талууд руу илгээх, ингэснээр оролцогчид үр дүн дээр ярилцахдаа бэлдэж ирэх болно
  6. Гүйцэтгэлийг дүгнэх уулзалтанд оролцогчдод урьдчилан уулзалтын хөтөлбөр, ярилцах асуудлуудыг хүргүүлэх нь чухал. Оролцогчид тухайн асуудлуудаар нэмэлт судалгаа хийж, дүн шинжилгээ хийн бэлдэж ирснээр уулзалт илүү үр дүнтэй болно
  7. Улаан төлөвтэй буюу зорилтот түвшнээс доогуур үзүүлэлттэй KPI-ууд дээр онцлон ярилцаж, асуудлын учир шалтгааныг тодорхойлох ярилцлага хийх хэрэгтэй
  8. Хангалтгүй гүйцэтгэлтэй үзүүлэлтийн хариуцагч этгээдийг хайж олохоос зайлсхий. Харин оронд нь хэрхэн сайжруулах шийдлийг ярилцаж, сайжруулах санал санаачлага дээр хариуцагчийг тодорхойлж, нэвтрүүлэх төлөвлөгөө гарга
  9. Уулзалтыг аль болох богино хугацаанд үргэлжлэхээр зохион байгуул, уулзалтын координатор томилж, зөвхөн уулзалтын хөтөлбөрт орсон асуудлууд дээр төвлөрч ярилц. Гүйцэтгэлийг дүгнэх уулзалт 2 цагаас хэтрэх хэрэггүй.
  10. Уулзалтын дараа уулзалтын тэмдэглэл илгээ, үүнд хэрэгжүүлэхээр төлөвлөсөн санал санаачлага, хариуцсан ажилтнууд, хийгдэх хугацаа зэргийг оруулсан байх

KPI тайлагнах процессийг сайжруулах нь менежерүүд илүү тоон мэдээлэлтэй байх, үр дүнтэй шийдвэр гаргалт хийх боломжийг нэмэгдүүлдэг.