Байгууллагын хувьд ERP систем гэдэг хүний биеийн тархи мэдрэлийн системтэй адил үүрэгтэй. Мэдээллийн олон эх үүсвэрээс тоон мэдээллийг цуглуулж, нэг төвлөрсөн системд хадгалан, дүн шинжилгээ хийж, шийдвэр гаргалтанд тусладаг. Мэдрэлийн систем хэвийн ажиллаж байх үед хэн ч түүний ажиллагаанд санаа тавьдаггүй, харин асуудал гарахад бүх анхаарлыг түүнд хандуулдаг. ERP нэвтрүүлэлтийн хувьд ч мөн адил, асуудал гарвал бүх анхаарлаа хандуулах хэрэгтэй болдог, учир нь ERP-тай холбоотой асуудал байгууллагын бүхий л чухал функцуудэд нөлөөлж байдаг.
Томоохон корпораци, компаниуд ERP систем нэвтрүүлэхдээ бүтэлгүйтэж байсан түүх цөөнгүй байдаг. ERP нэвтрүүлэх төслийн үед гардаг түгээмэл алдаануудаас зайлсхийхэд тань туслах дараах 5 зөвлөгөөг хүргэж байна.
Алдаа #1. Оновчгүй систем сонгох
Байгууллагууд санхүү, худалдан авалт болон хүний нөөцийн удирдлагын системдээ сэтгэл ханамжгүй болох үедээ цогц ERP систем сонгож асуудлаа шийдвэрлэх хандлагатай байдаг. Их олон тохиолдолд шинэ системийн зарим функцууд хуучин системээ орлож чаддаггүй.
Зарим үед байгууллагууд хэт өндөр хүлээлт тавьдаг. Шинэ ERP систем нэвтрүүлэх шийдвэр гаргалт нь яг л адилхан. Демо ажиллуулж үзээд дурлачихдаг, бусад байгууллага дээрх амжилттай нэвтрүүлсэн туршлагууд таныг энэ шинэ систем бүх асуудлын тань шийдэл гэдэгт итгүүлчихдэг.
Шинэ систем сонгохын өмнө тухайн системийн давуу талуудыг судлаж, танай байгууллагын онцлог хэрэгцээнд тохирох эсэхийг судлаарай. Юун түрүүнд өөрийн байгууллагын хэрэгцээ шаардлагыг мэргэжлийн түвшинд тодорхойлж, түүнийхээ дагуу ERP системүүдийг үнэлэн сонгох нь хамгийн зөв арга юм.
Алдаа #2. Төслийнхөө амжилтыг хэмжиж чаддаггүй
Байгууллагууд заримдаа ERP нэвтрүүлэлтийн явцдаа програм хангамжийн зарим функцуудэд автчихдаг. Энэ нь төслийн баг байгууллагын үндсэн хэрэгцээг хангах зорилгуудаа оновчтой тодорхойлоогүйтэй холбоотой. Түүнээс гадна төслийн цар хүрээ, санхүүгийн шаардлага тодорхойгүй байдлаас бас шалтгаалдаг.
Шинэ систем нэвтрүүлэхийн өмнө төслийнхөө зорилгуудыг маш тодорхой гаргах хэрэгтэй. Мөн тухайн төсөлд шаардлагатай цаг хугацаа, төсөвийг тодорхойлж батлах, төслийн гүйцэтгэлийг хэмжих түлхүүр үзүүлэлтүүд KPI-уудаа тодорхойлсон байх хэрэгтэй. Ингэснээр төслийн амжилттай хэрэгжсэн эсэхийг хэмжих бодит үзүүлэлтүүдтэй болно.
Алдаа #3. Буруу төлөвлөлт
Олон ERP төслүүд буруу төлөвлөлтөөс болж бүтэлгүйтдэг. Буруу төлөвлөлт ихэвчлэн зарцуулагдах цаг хугацааг хэт өөдрөгөөр тооцох, бизнес процессийн дахин инженерчлэл, байгууллагын өөрчлөлтийн удирдлагыг дутуу тооцоолсон, ур чадвар дутагдсан тохиолдлууд байдаг.
ERP систем нэвтрүүлэх төлөвлөгөө гаргахдаа танай байгууллага өндөр түвшний стратеги төлөвлөлт хийж байгаа гэж ойлго. Төслийн төлөвлөгөөний үе шат бүр байгууллагын алба хэлтсүүд, багуудын үйл ажиллагаанд нөлөөлж байдаг. Түүнээс гадна гарч болзошгүй асуудлуудыг тодорхойлж, эрсдлээс сэргийлэх төлөвлөлтийг хийх нь үр дүнтэй.
Алдаа #4. Нөөцийн дутагдал
Хамгийн чадварлаг ажилтандаа ERP төслөө хариуцуулах нь маш болгоомжтой төлөвлөгөө мэт хэдий ч маш эрсдэлтэй. Ажлын байрыг нөхөн ажиллахад асуудалтай байдаг, учир нь ажилтан энэхүү төсөлд ажлын тодорхой хугацааг зарцуулдаг. Үүний үр дүнд анхаарал төвлөрөл буурч, чухал даалгаврууд дээр ажиллах цаг хугацаа багасч, төслийн ажлууд хугацаандаа дуусахад хэцүү болж эхлэдэг.
Нөөцийг оновчтой хуваарилах нь хамгийн чухал. Байгууллагын дотоод хүний нөөцийн оролцоо энэ төрлийн төсөлд чухал үзүүлэлт болдог. Хүчирхэг төслийн багийг бүрдүүлэх нь ERP нэвтрүүлэх төслийн бүтэлгүйтэх эрсдлийг бууруулна. Мэргэжлийн зөвлөх үйлчилгээ аутсорсинг хийж авах түгээмэл жишиг байдаг.
Алдаа #5. Хэт их өөрчлөлт
ERP системд хэт их өөрчлөлтүүд хийх, шинэ шинэ модулиуд хөгжүүлэх нь төслийн цар хүрээг өргөжүүлж, системийг түвэгтэй болгож байдаг. Өөрчлөлт хийх нь буруу биш гэхдээ хамгийн бага хэмжээнд байлгах нь зөв.
Төслийн менежер төслийн цар хүрээ, байгууллагын хэрэгцээ, системийн чадвар, байгууллагаас зарцуулах зардал нөөц гэх мэт олон нөхцлүүдийг тооцоолж системд шинэ модуль нэмэх, өөрчлөлт хийх шийдвэрийг гаргаж байдаг.
ERP төслийн алдаанаас сэргийлэх нь
Шинэ систем сонгохдоо, нэвтрүүлэх төлөвлөгөө гаргахдаа тодорхой нөөцийг зарцуулж, судалгаа, дүн шинжилгээтэй хийх нь алдаанаас урьдчилан сэргийлэх хамгийн зөв шийдэл байдаг.
Могул Консалтинг компанийн ERP зөвлөхүүд нь танай байгууллагад ERP систем нэвтрүүлэх төлөвлөгөө гаргах, нэвтрүүлэх төслийг удирдан хэрэгжүүлэх, төслийн чухал үйл ажиллагаануудыг мэргэжлийн түвшинд хийж гүйцэтгэх, эрсдлээс сэргийлэхэд нь туслах болно.
