Бизнесийн шинжээчид орчин үеийн оффисыг “цаасны хэрэглээгүй” болно хэмээн таамаглал дэвшүүлсээр ирсэн билээ. Гэсэн хэдий ч бидний мэдэж байгаачлан цаасны хэргэлээ улам бүр нэмэгдсээр л байна. Бизнесүүд цаасыг тайлан гаргах, бичиг баримтууд дахь тоо мэдээнд дүн шинижлгээ хийх, нягтлан бодох бүртгэлийг баримтжуулах зэрэгт ашигласаар л байгаа юм. Байгууллагад өсөлтийг бий болгох, бүтээмжийг нэмэгдүүлэх цорын ганц зам бол “залхмаар их” цаасан ажлуудыг танаж, байгууллагын нөөцийн удирдлагын систем буюу ERP системийг нэвтрүүлэх явдал юм.
Бид цаасан бичиг баримт, түүний процесстой холбоотой нийтлэг тулгардаг 5 асуудал болон ERP системийн тусламжтай эдгээр асуудлуудыг хэрхэн шийдэх боломжтой талаар хуваалцъя.
Өндөр зардал
Асуудал
Ихэнх байгууллагууд цаасанд зарцуулагдаж байгаа зардлыг чухалчилж авч үздэггүй. Гэвч цаасан баримтуудыг хадгалах, хуулах, хэвлэхэд жилийн эцэс гэхэд маш их зардал гарсан байдаг. Үүгээр ч зогсохгүй цаасан процесстой холбоотой алдаанууд, хойшлогдсон ажлууд үргэлж л ардаасаа асуудал дагуулдыг бид мэднэ.
Шийдэл
Энэ нь итгэмээргүй санагдаж магадгүй ч байгууллагын программ хангамж нь зардал бууруулахдаа цаасан ажлаас илүү үр дүнтэй болохыг бизнесийн экспертүүд нотолжээ. ERP систем ашигласнаар бичиг баримтууд, тайлангууд, нэхэмжлэхүүд зэрэг олон ажлуудыг ганцхан дижитал платформын тусламжтой шийдэх боломжтой болно. Энэ нь зөвхөн цаасан хэвлэлтийг багасгаад зогсохгүй, бизнест тодорхой хэмжээний өсөлтийг авчирдаг байна.
Түүнчлэн ажлын урсгалын баталгаажуулалтыг автоматжуулснаар алдааг багасгаж, бизнесийн гүйцэтгэлийг сайжруулах мэдээллүүдийг тогтмол шинэчилж, илүү оновчтой шийдвэр гаргалтыг бий болгодог. Бүх зүйл нэг газарт байршснаар төлбөрүүдээ яг хугацаанд нь хийх, олон төрлийн тодорхойгүй төлбөрүүдээс зайлсхийх, хормын дотор дижитал документийг бий болгож, тухайн зах зээлдээ илүү хүчтэй өрсөлдөх чадвар бүхий байгууллага болоход уг систем хувь нэмрээ оруулдаг ажээ.
Цаг их авдаг хайлтууд
Асуудал
Бидний мэдэж байгаачлан, цаасан баримтуудыг удирдахад цаг их ордог. Бөглөх шаардлагатай материалуудтай танилцаж, гараар бөглөх, түүнийг хэвлэж гаргах, хүрэх ёстой хүмүүсрүү нь илгээх, хуулбарлаж авч үлдэх, архивлах, түүнийг шаардлагатай үед хайж олох нь цаг үрсэн цикл юм. Энэ циклийг явуулах болон өөрт хэрэгцээтэй бичиг баритмаа хайхад ажилтнууд болон удирдлагууд нэг жилд л гэхэд 150 цагийг зарцуулдаг байна.
Шийдэл
Тэгвэл энэ бүх алдсан цагаа ERP нэвтрүүлэхэд зарцуулъя. Гар ажиллагаа шаардсан мэдээлэл оруулах процессийг халах болон нэг газарт бүх шаардлагатай бичиг баримтуудыг төвлөрүүлэх замаар ERP систем та бүхний алтан цагийг хэмнэнэ. Түүнчлэн гар утас, компьютер зэрэг хүссэн төхөөрөмжөөс хандаж мэдээлэл авах боломжийг ч мөн бий болгоно. Ингэснээр хэрэглэгчид бизнесээ хаанаас ч явуулдаг байсан мэдээллийг харах болон засварлах боломжтой болно гэсэн үг юм. ERP систем хэрэглэснээр ажилтнуудын хувьд долоо хоногт 11 цаг хэмнэдэг бол уг системийн тусламжтай удирдлагууд долоо хоногт 6 цагийг хэмнэдэг ажээ.
Алдаанууд болон мэдээллийн алдагдал
Асуудал
Гараар өгөгдөл оруулах нь зөвхөн цаг хугацаа алдаад зогсохгүй юм. Ажилтнууд зарим мэдээллийг орхигдуулах, борлуулалтын циклийг удаашруулах, улмаар компаний нэр хүндийг сэвтүүлдэг тохиолдол бий. Мөн алга болсон бичиг баримтуудын 25% нь эргэж хэзээ ч олддоггүй байна. Эдгээр асуудлууд нь бизнесийг алдагдалд оруулах, ноцтой гомдлуудыг араасаа дагуулах болон харилцагчийн үйлчилгээг муутгах эрсдэлтэй.
Шийдэл
Дата тогтмол шинэчлэгдэж, автомат ажлын урсгалууд бий болсоноор таны мэдээлэл баталгаатай болно гэдэгт эргэлзэх хэрэггүй. Системийн хэрэглэгчид зөвхөн хамгийн сүүлийн үеийн мэдээллийг байршуулаад зогсохгүй бичиг баримтыг засварлах олон хувилбараар хадгалах боломжтой. Бүхий л зүйлс ERP дээр төвлөрөн хадгалагдсанаар танай байгууллага чухал датагаа алдах эрсдэлгүй болно.
Мэдээллийн аюулгүй байдал
Асуудал
Бизнесүүд ихэвчлэн программ хангамж нэвтрүүлэлтийн үед мэдээллүүд алга болох юмуу хакердуулах эрсдэлтэй гэж болгоомжилдог. Харин ч цаасан баримтууд мэдээлэл авахад хүн бүрт нээлттэй ил тод байдаг. Ажилтнууд хүссэн бичиг баримтаа хуулбарлан авах, буцааж тавих зэргээр мэдээллийн аюулгүй байдалд эрсдэл учруулдаг.
Шийдэл
ERP систем нь харагдац болон хамгаалалтын балансыг барьдаг. Байгууллагын олон нэгжүүд дахь ажилтнууд олон төрлийн байршлаас зөвхөн өөрт шаардлагатай ажил үүргийн дагуу хэрэглэх боломжтой . Түүнчлэн ERP систем administrator нь хэрэглэгчдийн эрхийг бүрэн эрхтэй байх уу эсвэл тодорхой хязгаарлалт хийх үү гэдгийг бие даан шийдвэрлэх боломжтой байдаг. Ай Ти Зоне компаний хөгжүүлсэн GreenERP систем нь ажилтнуудын хийсэн үйлдэлд мониторинг хийх боломжтой гэдгээрээ давуу талтай.
Байгаль орчиндоо ээлтэй байдал
Асуудал
Бизнес явагдахад маш олон төрлийн хог хаягдлууд ялгарч байдаг. Гэвч эдгээрээс хамгийн давамгай нь цаасан хог хаягдал юм. Бизнесийн хог хаягдлын 40%-ийг цаасан хог хаягдал эзэлдэг гэсэн судалгаа гарсан нь биднийг цаасан хог хаягдлыг анзаарахгүй орхиж болохгүйн дохио ажээ.
Шийдэл
ERP систем нь эрчим хүчний хэрэглээг багасгах, бараа материалын зардлыг бууруулах, хамгийн чухал нь цаасаар явагддаг процессуудыг халдаг. Цаасны хэрэглээг бууруулснаар байгаль орчиндоо ээлтэй байгууллага болоход түлхэц үзүүлдэг билээ. ЕRP системийн тусламжтой “ногоон байгууллага” болцгооё.
Бэлтгэсэн : Төслийн менежер С.Мөнхцацрал
